"Ouça alguém que discorda de você". (Warren Buffett)                       

Quando a gestão não faz falta na empresa...

09 Maio 2018

... mas se fizer, algumas dicas!.

 

Ótimo faturamento, custos fixos e variáveis muito bem controlados, clientes muito satisfeitos, mínimas perdas na empresa... e ainda um ambiente externo bastante propício para os negócios, com pouca concorrência, novas oportunidades surgindo e economia favorável!

Esse é o sonho de consumo da grande maioria das empresas (para não dizer todas!). E que bom se sua empresa está entre as que se encontram na situação acima descrita. Se for o caso, para que se pensar naquilo que se chama de “gestão”? Pois essa tal de gestão é para quem se preocupa com a relação entre o que se está gastando e o que está sendo faturado. Ou quanto está ocorrendo de perdas – de diversos tipos possíveis – ao longo do tempo e reduzindo o lucro. Ou ainda de que forma a empresa deverá se posicionar frente às mudanças constantes do mercado.

Claro que estou aqui usando a palavra gestão de uma forma bem simplista, na verdade é muito mais do que isso. Mas o que pretendo destacar neste momento é que, no mundo real, uma boa gestão é sempre um pilar relevante na estrutura de negócios.

E o que fazer para iniciar (ou melhorar) a gestão na empresa? Dar um “banho” de metodologias? Bem, a sugestão é: começar pelo mais simples. Claro que isso depende de cada empresa, assim como do momento que a mesma está vivendo. Mas, via de regra, algumas questões são essenciais, conforme veremos a seguir.

 

Histórico de números

O comportamento dos resultados ao longo do tempo é representado pelos números gerados a partir das operações da empresa: faturamento, custos, satisfação de clientes, perdas, ticket médio, produtividade etc. etc. Mesmo que se decida desprezar a gestão em função da empresa “estar bem”, conforme comentado no início deste texto, ainda é preciso saber “o quanto” está bem, de forma a garantir que a suposição inicial é verdadeira. Isso é representado pelos chamados indicadores.

 

Dica: Se não tem nada (ou pouco) estruturado, adote um arquivo com planilhas e lance os números mensais dos últimos dois ou três anos. Faça uma relação entre o comportamento dos diferentes números / indicadores e procure identificar alguma relação entre eles. E também a evolução de cada um, assim como “pontos fora da curva”, que podem indicar algo que não deveria ter acontecido (mas se aconteceu, hora de pensar no que deve ser feito para que não aconteça de novo! Tem a ver com planos de ação – logo abaixo comentarei sobre este ponto).

 

 

 

 

Análise (ou... analise!)

Chega-se agora em um momento não tão fácil, mas de extrema importância. Quando se iniciou a relação entre os números no parágrafo anterior, a análise já foi iniciada... ótimo! Dependendo da situação, podem ser utilizadas algumas ferramentas para aprofundar esta análise, procurando identificar as causas que levaram a obter resultados diferentes do esperado.

Interessante notar que mesmo no caso de resultados melhores (um valor de faturamento bem acima do esperado), vale a pena tentar entender o que ocorreu, de modo a repetir o que foi executado e atingir novamente ótimos resultados.

O mais comum, lógico, é procurar identificar as causas de resultados inferiores ao esperado, de modo a “voltar aos trilhos”.

Dica: Existem diversas ferramentas gerenciais para auxiliar nas análises. Duas relativamente simples que podem ser experimentadas em sua empresa: Brainstorming (tempestade de ideias) e Diagrama de Ishikawa (também conhecido como diagrama de espinha de peixe). São ferramentas para o levantamento de alternativas e busca de possíveis causas para os problemas.

 

Veja um modelo de Diagrama de Ishikawa na figura abaixo. No bloco “Efeito” se escreve o problema enfrentado (ou seja, o efeito que foi identificado). E em cada uma das seis “espinhas”, são lançadas as possíveis causas que geram o efeito, as quais devem então ser analisadas de modo a verificar qual a “causa-raiz”. Esta deve ser adequadamente eliminada.

 

Obs.: cada pequeno traço nas “espinhas” representa uma possível causa inicialmente levantada e é somente um exemplo. O número de causas dependerá da análise efetuada.

 

Agir!

 

Tão fácil, mas não tão comum de se encontrar. Depois dos levantamentos de dados, estudos e análises, é necessário fazer alguma coisa. E cada ação deve ter um “dono”, o responsável para que aquilo aconteça. E deve haver um prazo final bem definido para que cada ação seja executada (considerando que um conjunto de ações realizadas deve sanar o problema e evitar sua reincidência). O modelo clássico chama-se 5W2H, letras iniciais de palavras em inglês que compõem uma tabela de sete colunas. Claro que a lógica do 5W2H pode estar representada em formulários, diagramas e outras formas mas, o mais importante é: definir de forma clara o que deve ser feito, por quem e até quando, além de outras questões que podem ser relevantes explicitar.

 

 

Dica: Se está iniciando o uso do 5W2H, deixe a tabela impressa e afixada em local bem visível (normalmente, o mural da sala de trabalho ou de reuniões) e inicie cada reunião checando as tarefas pendentes. E, ao longo de cada reunião, vá anotando as novas pendências. Outra vantagem da tabela afixada em mural é que a mesma fica visível para as pessoas todos os dias, “incomodando” (no bom sentido) e ajudando a lembrar que há ações a serem realizadas.

 

Difícil pensar em momentos nos quais a gestão não é importante! Neste artigo comentei sobre alguns passos simples que, se bem aplicados, podem ser bastante úteis para que números não desejados possam ser adequadamente visualizados, as causas identificadas e as ações bem gerenciadas.

Não espere o “momento certo” para aprimorar a gestão, este momento é agora! Defina um setor ou processo na empresa, discuta com os colegas sobre o que fazer e inicie o uso das ferramentas. É praticando que o aprendizado realmente se transforma em resultados!

 

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