Homologação de itens e fornecedores

04 Junho 2018

> conceito de criticidade.

 

Em outro artigo, comentei sobre uma rotina bastante simples para a realização da gestão na empresa, mostrando três ferramentas importantes para que situações possam ser analisadas e resultados melhores alcançados.

 

Gostaria de abordar a gestão de uma maneira mais específica, focando no fornecimento (quero dizer, pelo lado dos fornecedores da empresa). Vários são os aspectos que devem ser tratados antes da entrada dos produtos ou serviços na linha de produção (ou nas prateleiras). Melhor ainda, no almoxarifado / estoque dos itens que serão utilizados na produção e / ou disponibilizados para venda. Deste ponto em diante chamaremos os produtos e serviços a serem adquiridos por sua empresa simplesmente de itens.

 

Há empresas que já adotam processos mais avançados de aquisição, mas o fato é que boa parte ainda precisa estruturar, mesmo que de forma básica, a sua gestão de fornecimento.

 

Pela minha experiência de vários anos nesta área, tenho visto dificuldades surgidas em função de falta de comunicação adequada da empresa ao fornecedor, ocasionando falhas de qualidade técnica, de entrega e mesmo administrativas. De algum modo, todas acabam gerando prejuízo, pois as margens de lucro são usualmente pequenas e uma boa forma de aumentá-las é reduzindo desperdícios (ou custos, pensando de maneira mais ampla).

 

Esta falta de comunicação não é somente um telefonema não dado ou um email não enviado. Refere-se à formulação e análise adequadas do que se espera do fornecedor, tanto do ponto de vista puramente técnico quanto administrativo. Sem uma definição clara do que se pretende adquirir e como se dará a relação entre sua empresa e o fornecedor, a chance de que o fornecimento ocorra de forma satisfatória é menor.

 

Assim, há algumas práticas que podem ser adotadas em sua empresa no sentido de aumentar a qualidade do que é adquirido. Embora seja um tema bastante amplo, vamos focar aqui no conceito de criticidade como parte de um bom processo de homologação. Levanto os seguintes questionamentos:

 

        > Tudo aquilo que sua empresa adquire tem a mesma importância?

        > Afeta igualmente a qualidade do produto ou serviço?

 

Vejamos como exemplo um parafuso. Dependendo da situação, este parafuso pode ser mais ou menos importante. Para um fabricante de móveis, talvez não seja tão crítico se o comprimento do parafuso for um pouco menor ou um pouco maior, pois possivelmente o mesmo ficará todo embutido na madeira. Já para o mecanismo de freio de um automóvel, uma variação pode acarretar um acidente, com consequências graves!

 

Logicamente que, nos dois casos, o cliente ficará insatisfeito e o fornecedor terá que responder pelo problema. Deve-se sempre buscar 100% de qualidade, mas creio que concordamos que são situações bem diferentes.

 

Podemos então compreender o conceito de criticidade do item. Uma prática bastante importante pode ser a definição de quanto cada item comprado é crítico, no sentido de importância. Uma forma de classificação (e é somente um exemplo) é definir que os itens mais importantes podem ser chamados de “AC” (alta criticidade), os menos importantes de “BC” (baixa criticidade) e os intermediários de “MC” (média criticidade). Tem que ser três classificações, ou especificamente “AC”, “MC” e “BC”? Não, mas é um modelo interessante pois é possível separar os itens de maneira adequada sem criar diversos tipos, o que terminaria em mais confundir do que ajudar.

 

Deve-se então definir os critérios para classificação. Para ser um item “AC”, quais as características mais importantes? Alguns possíveis exemplos:

 

        > grande impacto na segurança do usuário em caso de problema;

        > pode gerar falha grave do produto se apresentar algum defeito;

        > impede a produção do produto se não houver estoque (ou seja, sem substituto).

 

Da mesma forma, devem ser definidos os critérios para os itens “MC” e “BC”, estruturando uma tabela de criticidade.

 

Após isso, são lançados em cada coluna da tabela os itens que a empresa adquire. Esta seleção deve ocorrer através de uma análise bem criteriosa e, de preferência, envolvendo pessoas de diferentes setores, para que se chegue em um documento consistente e que reflita realmente as criticidades dos itens. O resultado seria algo similar à seguinte tabela, na qual utilizamos termos genéricos considerando 20 tipos de itens:

 

AC

MC

BC

Item tipo 3

Item tipo 1

Item tipo 5

Item tipo 4

Item tipo 2

Item tipo 7

Item tipo 8

Item tipo 6

Item tipo 13

Item tipo 11

Item tipo 9

Item tipo 14

Item tipo 16

Item tipo 10

Item tipo 15

 

Item tipo 12

Item tipo 17

 

Item tipo 19

Item tipo 18

 

Item tipo 20

 

 Na sua empresa, cada célula da tabela será um determinado item ou mesmo uma família de itens com características similares.

 

E agora o que se faz com isso?? Como estamos tratando sobre homologação de itens e de fornecedores, já podemos utilizar a tabela.

 

Mas primeiro, o que é homologação? É o processo pelo qual qualquer item de cada fornecedor deveria passar para que pudesse ser adquirido por uma empresa (sim, aqui juntamos homologação de item e de fornecedor. Em seguida trataremos separadamente).

 

Para o item, normalmente são feitos testes, ensaios ou simples verificações, sendo que o grau de exigência irá justamente depender da criticidade definida. Daí a importância de uma análise criteriosa no momento de estabelecer se um item é “AC”, “MC” ou “BC” (relembrando que é uma nomenclatura que usamos como exemplo).

 

O que fazer, digamos, com um item de criticidade “AC”? Poderia ser apropriado:

 

        > solicitar amostras de lotes diferentes;

        > fazer diversos testes para verificar a qualidade do item;

        > enviar algumas amostras para um laboratório para ensaios mais específicos;

        > utilizar o item em um produto de teste para verificar o funcionamento em diferentes condições de uso.

 

E, para itens “MC” ou “BC”, as exigências poderiam ser menores.

 

Em relação à homologação de fornecedores, o grau de exigência irá variar dependendo do tipo de item que o mesmo pretenda fornecer. Se forem itens “AC”, o fornecedor deveria cumprir com, por exemplo, os seguintes requisitos:

 

        > ser certificado na Norma ISO 9001;

        > estar sujeito a contrato de garantia de entrega;

        > possuir saúde financeira (que dependeria de critérios específicos a serem adotados);

        > ser empresa ativa há pelo menos cinco anos.

 

Para o caso de fornecimento de itens “MC”, não seriam necessários critérios tão rigorosos. E para “BC”, menos ainda. Neste último caso, possivelmente uma visita às instalações do fornecedor, avaliando as condições gerais de produção e qualidade, seriam suficientes para sua aprovação (ou seja, homologação).

 

Para pensar:

 

        > um fornecedor homologado pode fornecer qualquer item? Não, somente o(s) item(ns) homologado(s) para este fornecedor;

      > um item homologado pode ser comprado de qualquer fornecedor? Não, somente daquele(s) fornecedor(es) que está(ão) homologado(s) para este item.

 

Seja qual for o ramo de sua empresa, é possível estruturar um processo de homologação de itens e fornecedores, contribuindo para o aumento da qualidade, não somente técnica mas de todo o relacionamento comercial. Para isso, a definição de alguns critérios é importante para deixar claro às partes o que uma espera da outra sendo que, neste artigo, vimos o conceito de criticidade de itens, o qual pode contribuir para um processo de homologação mais efetivo.

 

Discuta com sua equipe a melhor forma de aplicação do conceito, pois a construção e detalhamento dos padrões depende da realidade de cada empresa. Quanto mais efetivo o gerenciamento do processo, melhores resultados sua empresa poderá atingir e maior sucesso terá no mercado.

 

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