O CAV e a SIPOC

10 Junho 2019

Dinâmica de grupo com mapeamento de processos.

 

Normalmente se diz que "não se defende aquilo que não se conhece". Pode ser em situações pessoais e corporativas; pode estar relacionado a novos produtos, ideias e conceitos inovadores, forma de pensar e fazer algo de um modo diferente, um novo cliente ou fornecedor, enfim, diversas possibilidades.

 

Do ponto de vista empresarial, uma forma de construir este conhecimento é através do entendimento de como a empresa funciona. De forma simplificada, podemos dizer que um organograma mostra como a empresa é e um fluxograma (notação mais comum que representa um processo), como as coisas são feitas.

 

Como é a empresa:

 

 

 

 Como ela funciona:

 

 

 

Certo, é uma explicação bem simplista, mas o suficiente neste momento para o propósito deste texto (que é tratar sobre processo... organograma fica para outro dia!).

 

Primeiro é importante dizer que quando falamos em processos, não significa somente uma fábrica. A gestão deve ser realizada em processos em um escritório de advocacia, um hospital, uma oficina mecânica assim como qualquer outro ambiente empresarial.

Mas por que seria necessário gastar tempo e energia em conhecer estes aspectos de funcionamento da empresa e atuar sobre os mesmos? Dentre outros, podemos listar alguns possíveis ganhos:

 

·         Menor ocorrência de erros;

·         Mais agilidade na entrega do que os clientes precisam;

·         Gerenciamento do conhecimento (que não fica somente na cabeça das pessoas, mas na empresa!);

·         Mais facilidade na tomada de decisões;

·         Comunicação fica mais ágil;

·         Redução de custos desnecessários, sejam administrativos ou de material;

·         Melhor atendimento do cliente, gerando mais satisfação e negócios!

 

 

Começamos falando em defender aquilo que se conhece. E para conhecer é necessário ter algum aprendizado. Então trazemos para este texto mais uma questão relevante, que é a forma de aprender. Num primeiro momento, o que vem à mente é a sala de aula, com o professor lá na frente passando o conteúdo e os alunos enfileirados escutando e copiando. Por outro lado, há diversos estudos a respeito dos diferentes aspectos da aprendizagem e boa parte deles enfatiza a importância de vivenciar alguma experiência de forma a extrair dela a reflexão e o aprendizado e, por consequência, a ação (seja para manter alguma coisa – padronizar, como para mudar – melhorar). E ainda haver motivação no sentido de fazer o que tem que ser feito sem a necessidade de que outra pessoa fique cobrando!

 

Um jeito bem interessante é a chamada dinâmica de grupo. Embora às vezes seja confundida com uma brincadeira, uma boa dinâmica pode despertar ideias (e, por que não, sentimentos) que ajudam as pessoas a entender algum conceito, impulsionando a ação.

 

Não menos importante é a aplicação do CAV – Ciclo de Aprendizagem Vivencial (*), de modo que possa haver a correta “absorção” do que foi experimentado na dinâmica, a correlação com o “mundo real” e a definição da forma como este novo aprendizado será aplicado (pois o que se quer, em última análise, é gerar algum resultado).

(*) Modelo que tem como base a teoria desenvolvida na década de 80 pelo psicólogo norte-americano David Kolb (Experiential Learning Theory - ELT).

 

 

Posto tudo isso e voltando à questão do conhecimento sobre os processos na empresa, pode-se aplicar uma dinâmica através da qual o participante irá realizar uma atividade em grupo e, após, identificar os componentes do processo que está sendo trabalhado na dinâmica de uma forma lúdica e divertida, mas ao mesmo tempo, com base na experimentação.

 

A mais clássica é a que utiliza a cantiga popular “Escravos de Jó”. Na internet é possível encontrar a explicação de dinâmicas utilizando esta música, mas logicamente que o mais comum é abordar conceitos de processo, pois faz-se uma ligação entre os componentes da dinâmica com os componentes reais (ex.: o cliente interno é representado pelo participante que recebe algo do participantes anterior; o fornecedor interno é representado pelo participante que entrega algo ao participante seguinte; este “algo”, que pode ser uma caixa de fósforos ou algum outro item, representa um insumo do processo; a apresentação da música conforme determinadas orientações representa o produto a ser entregue).

 

Seguindo com o CAV, há um momento de externar as sensações vividas e então os participantes são estimulados a fazer uma reflexão sobre como foi a atividade, seus desafios, acertos e erros e então correlacionar com a própria realidade. Após, busca-se definir o que pode ser mudado e melhorado no ambiente real (isto é, pensando lá na empresa).

 

Até aqui, foram realizadas etapas relacionadas a vivenciar algo, refletir sobre o que foi feito, pensar no que aquilo tem a ver com o cotidiano e projetar novos comportamentos e atitudes. Mas tudo ainda bastante teórico.

 

De modo a se buscar algo mais palpável em termos de resultado (e reforçando que estamos tratando dos processos), pode-se lançar ao grupo de participantes uma atividade complementar usando a ferramenta SIPOC (em formato de tabela, matriz ou alguma outra representação).

 

 

Divididos em pequenos grupos ou mesmo de forma individual, os participantes definem um processo mais crítico (no sentido de importante) e listam as características deste processo conforme os itens da SIPOC:

 

·         Processo: quais são as etapas principais do processo, desde o início até o fim?

·         Entradas: o que é necessário se dispor para iniciar o processo (materiais, documentos, informações etc.)?

·         Fornecedores: quem fornece as entradas?

·         Saídas: quais os produtos do processo (materiais, documentos, informações etc.)?

·         Clientes: quem recebe as saídas deste processo?

 

Interessante notar que se forem diversos participantes de uma mesma empresa, será possível fazer uma espécie de checagem de forma a identificar se está havendo coerência na gestão dos diversos processos: o que foi definido por um grupo de participantes como saída para um outro processo é realmente o que o outro grupo responsável por este processo definiu como entradas?

 

Assim, considerando toda a atividade, pretende-se que os participantes compreendam a importância do mapeamento adequado dos processos, fiquem sensibilizados em termos se disporem a fazer o mapeamento e ainda praticarem os conceitos, saindo da atividade já com algo prático que poderão dar continuidade nas suas empresas.

 

Com estas ferramentas (e talvez ainda outras que a empresa julgar necessário utilizar), as pessoas ficam mais capacitadas e o gerenciamento se torna mais eficaz, aumentando a possibilidade de atingir resultados desejados e necessários ao sucesso da organização.

 

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